Digitalização de documentos com validade legal
por Alexandre Maiali*

Desde sempre o homem gera e armazena informações, nos mais diferentes tipos de suporte: paredes de cavernas, tábuas de argila, linho, papiro, celulose e, mais recentemente, no mundo virtual com o advento da internet.

Em tempos recentes, num intervalo de apenas meio século, os formatos e tamanhos dos documentos, assim como seus suportes, mudaram, mas uma obrigação parece imutável: a guarda da informação, de maneira a deixá-la sempre conservada e acessível. Assim se dá principalmente com os chamados “documentos originais”, para efeitos de cumprimento legal, fiscalizações e auditorias.

Esta rotina de guardar documentos originais, especificamente os com guarda obrigatória por tempos imensos, gerou um colapso nas organizações e, quanto maior a empresa, maior o colapso. Não há mais como se guardar documentos originais apenas em suporte físico, deixando-nos reféns de um único suporte documental físico.

Se a legislação obriga a guarda de documentos por longo prazo, o que fazer se só digitalizá-los não atende à obrigação legal de guarda dos originais, com as infinitas estantes, caixas, pastas, que vêm ao longo do tempo armazenando os documentos originais em papel?

Uma luz brilha fortemente no que diz respeito ao novo suporte onde se gerar e guardar informações, devidamente acompanhado do necessário valor legal: o documento em suporte eletrônico. Este é um caminho no qual as empresas e pessoas terão que aderir, seja voluntariamente ou pela imposição de práticas tributárias, contábeis, legais etc.

Os cenários tecnológico e jurídico se encontram, de maneira muito sutil e incontestável, para trasladar a originalidade e autenticidade do meio físico para o eletrônico, devidamente registrado por cartórios de Registro de Títulos e Documentos, com o mesmo valor legal, se não maior, do que o original particular que se tinha antes.

A tecnologia está disponível há quase uma década; a lei que embasa este trabalho é de 1973 (lei federal 6.015/73) e nada há que impeça as grandes corporações de aderirem a esta solução, como já fazem, a guisa de exemplo: VALE, OAB, EMBRATEL, SCANIA, ACESITA e tantas outras.

A saída está na DIGITALIZAÇÃO REGISTRADA, uma solução que visa preservar o acervo documental, a sua informação, por tempo muito maior do que a própria durabilidade do papel, ainda mais se considerarmos a precariedade nas condições de armazenamento físico.

Não se trata de mera digitalização tampouco se assemelha nem nenhum processo de cópia, seja ela física ou eletrônica. A solução ofertada pela IMAGE ONE, empresa parceira do Grupo NEWTREND não contempla apenas a guarda e preservação dos documentos, mas aspectos relevantes como redução de custos operacionais, do tempo de espera em obter as informações desejadas e a vantagem de trafegá-las no mundo eletrônico. Nossa solução visa preservar o acervo documental, a sua informação, por tempo muito maior do que a própria durabilidade do papel permite, ainda mais se considerarmos a precariedade nas condições de armazenamento físico.

A DIGITALIZAÇÃO REGISTRADA® com fé pública é o processo pelo qual mídias digitais, contendo imagens geradas pela trasladação do acervo documental em papel para meio digital, são registradas em CARTÓRIO DE REGISTRO DE TÍTULOS E DOCUMENTOS – RTD, para fins de guarda e conservação perpétua de seu conteúdo, conforme preceitua o art. 127, inc. VII da Lei Federal 6.015/73, combinado com o art. 142, e art. 41 da Lei Federal 8.935/94. A imagem do documento trasladado para a mídia registrada pode voltar ao papel com valor de original, se acompanhada da certidão de registro típico fornecida pelo Cartório de RTD.

Dito isso, chega-se à essência do serviço aqui proposto, qual seja, a possibilidade de descarte dos documentos originais armazenados em papel.

Algumas consultas interessantes foram feitas, inclusive à ANOREG – Associação dos Notários e Registradores- SP, e tivemos a seguinte observação, aqui ressaltada:

“Por isso, não bastasse artigo expresso da lei neste sentido, a certidão do registro feito em RTD tem efeito de original. Afinal, o documento original está preservado, de forma pública e com data autenticada para sempre. Muito útil, portanto, para se prevenir uma perda do documento ou mesmo para se planejar o seu descarte. As normas estabelecidas pela Lei de Registros Públicos são nacionais, ou sejam, aplicam-se em todo o território nacional e incidem não apenas aos particulares, mas também para os poderes públicos, que não podem desconhecer a eficácia das certidões dos Oficiais de RTD, que exercem serviço público delegado com fé pública. Em qualquer nível, seja fiscalização, auditoria, ou processo administrativo ou judicial.Conforme desenvolvido, toda certidão de um registro de título ou documento original (que possui autenticação de data, publicidade de seu registro e perpetuação do documento) tem valor de original e pode ser apresentada para – e deve ser aceita por - qualquer pessoa física ou jurídica, dos setores públicos ou privados (mesmo que este registro não tenha a qualidade específica da eficácia contra terceiros, que é a publicidade qualificada para determinados títulos quando registrados nos cartórios de RTD do domicílio do credor e do devedor).”
Para cumprirmos as leis e determinações de guarda documental, não precisamos estar atrelados a práticas custosas, ineficientes e que remontam a um passado muito distante. Basta abrirmos os olhos e a mente para o óbvio que se nos apresenta, buscando a inovação no ordenamento jurídico que está à nossa disposição desde o século (e porque não dizer: milênio) passado.

* Alexandre Maiali, bacharel pela UNICAMP em Matemática Aplicada e Computacional, é membro do Conselho de Logística Internacional da FECOMÉRCIO - Federação do Comércio do Estado de SP, cadeira de Tecnologia da Informação. Ganhador dos Prêmios “INICIATIVA DO ANO – DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS - 1993” e “WORKFLOW DO ANO – 1995”, ambos concedidos pelo CENADEM